会議がグダグダで無駄な感じがするんだけどこれが普通なの?
この会議もっと良くできないのか?
というか、下っ端の自分が手伝えることってないのかな?

新卒入社した僕は会議に対してこんなヤモヤを抱いていました。
あなたはどうですか?この記事を見ているということは、僕と同士なのではないでしょうか?

僕がそんな時に手にとった1冊の本が『世界でいちばん優しい会議の教科書』でした。

買って読んだ感想を率直に言うと、、、半端なく良い本です、感動しました!
まだ若手の立場ですが、僕にとってはすでに会議におけるバイブルです(笑)

この記事では、

  • 会議の無駄を改善するなら『世界で一番やさしい会議の教科書』
    • どんな内容なの?
    • どんな人におすすめ?
  • 実践してみた感想

についてお伝えしていこうと思います!

会議の無駄を改善するなら『世界で一番やさしい会議の教科書』

グダグダで無駄の多い会議は『世界で一番やさしい会議の教科書』で改善できると僕は思います。

下記では、本の概要、具体的な内容、どんな人におすすめなのかについて触れています。
参考になれば幸いです!

本の概要

    『世界で一番やさしい会議の教科書』は会議ファシリテーションの本質について学ぶ本です。

    大手企業入社2年目の ‘ 鈴川葵 ‘ がコンサルタントである父から会議について学び、グダグダの会議を変える物語となっています。とてもわかりやすく読みやすいです。

    この鈴川葵さん、個人的に可愛くて好きなんですよね、ボブヘアが本当に似合ってる。
    実際にいたら交際を申し込みたい!

    とそんな話はさておき。(笑)

    著者の榊巻亮さんと、彼のお客さんの実話をベースに作られたストーリーなので、わかりやすいだけじゃなく、より身にしみてわかる物語となっています。そのため、身近で自分ごとのように話を読み進められるので、耳が痛く非常に共感できます。そして、改善するために行動しようと思わせてくれます。

    主人公の葵が入社2年目なので、特に若手の人は共感できる・触発されるストーリーだと思います。
    もちろん、若手でない方でも十分共感できるストーリーだと思います。

    若手だから、先輩や上司がいる中で意見しづらい。
    いきなり発言するのは勇気がいるし、ちょっと難易度が高い。
    先輩や上司からの視線が痛い。
    それでも、無駄な会議は嫌だしなんとかしたい、、!

    そんな悩みがあっても問題なし、必ずこの本が解決してくれます。

    さて、次は具体的な本の内容についてです。

    具体的な内容

    『世界で一番やさしい会議の教科書』は次の内容で構成されています。

    • 確認するファシリテーション
    • 書くファシリテーション
    • 隠れないファシリテーション
    • Prep するファシリテーション

    それぞれどんなことが書いてあるのかの概要を紹介します!

    確認するファシリテーション

    この章では、見出しどおり、確認するファシリテーションについて教えてくれます。
    確認するファシリテーションは隠れファシリテーターの役割のうちの一つです。

    隠れファシリテーターとは、表立って会議を促進する役ではなく、人前に出ずに会議を促進する役になります。ファシリテーターとは会議を促進する役割であれば良いので、必ずしも表立って会議を促進する必要はないと、著者は言っています。

    では、隠れファシリテーターとしてまずは具体的にどんなことをすれば良いのか?

    • 「決まったこと」、「やるべきこと」を確認すること
    • 会議の終了条件を確認すること
    • 議題ごとの時間配分を確認すること

    これらをすることが必要だと著者は言っています。

    書くファシリテーション

    この章では、隠れファシリテーターとしてのもう一つの役割、書くファシリテーションについて学ぶことができます。

    会議がグダグダになる原因の一つに「議論が噛み合っていない」というものがあります。

    これを解消するためには、会議の内容を見える化をすれば問題ないのです。
    ノートやホワイトボードなどを使って見える化することを、この本では「スクライブ」と読んでいますが、一般的に馴染みのある言葉で言えば「議事録」でしょうか。

    そうすれば、今なんの話をしているのかが、参加者がしっかりと確認できるようになります。結果として、違う論点に対して会議をしていれば、それが明確にわかる。また、論点に結論がでていなければ、それもまた明確にわかり、モヤモヤを解消することにもつながります。

    スクライブする時のコツは、下記を意識すると良いと言っています。

    • 意見:そのまま書く
    • 論点:質問や議題を「問」として明記する
    • 決定事項:決まったことを「結」として明記する

    隠れないファシリテーション

    この章では、隠れないファシリテーションについて学ぶことができます。
    具体的には、司会進行を務めることです。

    司会進行をするポイントは下記のとおりだと著者は教えてくれています。

    • 事前に終了状態と、プロセスを設計する
    • 発散・収束のプロセスを踏む
    • 集まって議論すべきこと、そうではないものを切り分ける
    • 課題解決の5階層を意識する
    • 話していない人に振る
    • 質問、意見、懸念が明らかになるように言い切らせる

    本書では、ポイントだけでなく、マインド・考え方的なことも合わせて学ぶことができます。

    むしろ、自分の行動を変えるためにも、こちらのマインドも必須で見ていただきたい点なのですが、ここでは割愛します!

    Prepするファシリテーション

    この章では、Prepするファシリテーションについて学ぶことができます。

    シンプルに言うと、正しい会議の準備について学ぶ、ということです。

    Prepでしょ?聞いたことある。読む価値あるのかな?

    そう思ったそこのあなた。(笑)

    会議の Prep の中で最も大事なことがなにか、答えることができますか?
    Prep を正しく実践することができていますか?
    実践できていたとして、あなたの会議はまだ無駄やグダグダでいっぱいではないですか?

    そうでないなら飛ばして大丈夫ですが、
    少しでも当てはまるなら、Prepの重要性と、正しい方向性を今一度学ぶのが良いと僕は思います。

    Prep するファシリテーションでは下記のことが大切になると著者を言っています

    • Prep でもっとも大事なことは「会議の進め方を考える」こと
    • 準備を完了させるために4つのP(Purpose, Process, People, Property)をそろえること
    • そのためにもPrep シートにまとめること
    • Prep シートは第三者に見てもらうこと

     


     

    このたった4つのことについて学ぶのですが、侮ることなかれ。
    簡単に実践できるのに、かなり深いことを学べますし、自分のものにするまでには結構な時間・経験を用します…

    シンプルで明快なのに、かなり奥が深いファシリテーション。

    ちゃんとやり切れているかと言われると正直怪しいですが、それだけ本質的なことをこの本は教えてくれている証拠だと私は思っています。

    どんな人におすすめ?

    下記のような人におすすめです!

    • 会議が無駄だと感じている人
    • 会議がグダグダになってしまうのを改善したい人
    • 会議をうまく進行できない人
    • 下っ端でも会議の変革の手助けをしたい人
    Sponsored Link


    実践してみた感想

    僕が現時点で実践している会議は2つあります。
    1つ目が「進捗確認の会議」、2つ目が「プロジェクトの会議」です。

    1つ目の進捗確認の会議はどういうものかというと、進捗状況について 40 分で確認・方向修正をする、というものです。
    この会議の課題は「時間内に収まらないこと」でした。そこで、本で紹介されている「時間配分を事前に決めること」を実践して、だいぶ良くすることができたと思っています。
    ※現在は形式が変わったので、時間配分を決めることはなくなりましたが、、

    開発進捗の会議にいる先輩たちはできる方ばかりなので、結論がしっかりと出る会議になっています。大きな問題はありませんでした。強いていうなら、決めた時間内に収まることが少ないという課題がありました。
    これくらい小さな問題ならすぐに変えることができると思い、本の内容を実行に移しました。具体的には「時間配分を事前に決めること」を実行しました。
    時間配分を事前に決めたことで、先輩たちも時間をより気にするようになり、時間内に収めるように意識して会議に臨むようになりました。
    結果、40 分では収まらない量の開発タスクが増えた場合を除いて、時間内に会議を終了させることができるようになっていきました。

    余談ですが、議事録(サブスクライブ)は常に取っていたのもあり、サブスクライブとこの対策を行ったことで、この会議が長引く原因もはっきりと見えてきました。それは、雑談のように冗長的に話すことが多かったため、議論の結論が見えにくく、浮いた状態になってしまっていたということでした。

    2つ目のプロジェクトはどういうものかというと、入社 1〜3 年目の新入社員で「売り上げを伸ばす施策を考える」というテーマに取り組むというものでした。
    この会議の一番の課題は「議論が噛み合わないこと」でした。そこで、本で紹介されている「事前に会議の進め方を考えること」を実践して、かなり改善することができました。

    このプロジェクトは、1つ目の進捗確認の会議と比べて圧倒的に議論の規模が大きいこと、また、経験の浅い人たちで行う議論なため、議論が全然噛み合わないという問題に直面しました。その他にも問題はいくつかありますが、議論が全然噛み合わないというのが一番大きな問題でした。
    本当にお手上げ状態になったので、全面的に本に頼らせてもらうことにしました。

    問題がいくつかあったので実行したことも多いのですが、一番(私的に)効果があったと思うことは「事前に会議の進め方を考えること」です。もちろん役割は私が担当しました。
    事前に会議の進め方を考え、共有し、みんなでその進め方を改善するように修正しあったことで、みんなで良い会議を設計していこうという意識が強まりました。

    結果、どんな会議にするかが明確になり、何について話すかの認識も揃うようになったため、グダグダすることがだいぶ減ったと感じました。

    僕が実践している内容はまだまだたくさんありますが、長くなってしまうので割愛します。笑
    本当に素晴らしい本なので、グダグダ会議に困っている方にはぜひ一度読んでいただきたいです!

    Sponsored Link


    まとめ

    「世界で一番優しい会議の教科書」を読むことで、無駄が多くグダグダ進む会議を改善することができます。しかも、若手という立場からでも、無理なく少しずつ変えることができます。

    僕自身、もっと効率よく楽しい会議ができるように、まだまだ勉強・実践中です。
    もっと素敵な会議を作り上げて、もっと楽しく仕事ができるようになるつもりです!

    ぜひ本書を手に取って、会議を変えて楽しく仕事ができるように、一緒に頑張っていきましょう!

    [商品価格に関しましては、リンクが作成された時点と現時点で情報が変更されている場合がございます。]

    世界で一番やさしい会議の教科書 [ 榊巻亮 ]
    価格:1760円(税込、送料無料) (2021/8/2時点)

    Sponsored Link